31 januari 2019, een uur of 2 in de middag. Tevreden kijk naar ik naar mijn agenda. Eén en al positiviteit: het is de laatste dag van dry January, en bovendien weer bijna weekend. Maar dan valt mijn oog op een kleine opmerking bovenin de hoek: “deadline belastingaangifte”. *zucht*
Kwartaalaangifte
De dag die ik wist dat zou komen. Er is namelijk een hoop onzeker bij de Belastingdienst, maar de deadline van de kwartaalaangifte omzetbelasting komt altijd met zekerheid. En dat betekent dat ik het dus weer 122 dagen heb uitgesteld.122 dagen waarin ik me had voorgenomen de administratie bij te houden.
Elke week een uurtje om alle bonnetjes, facturen en andere eurotekens netjes te verwerken. Maar elke keer kwamen er weer ‘erg belangrijke dingen’ tussendoor die ‘echt niet konden wachten’. Het probleem is alleen dat de belastingaangifte ook belangrijk is, tussendoor komt en niet wacht.
‘morgen gratis bier’
Langzaam trek ik mijn ‘administratiela’ open. Ik heb al een vermoeden van wat ik ga aantreffen, namelijk hetzelfde als elk kwartaal. Keurig bewaarde bonnetjes, die ik alleen ‘morgen nog even moest verwerken’. Morgen komt blijkbaar maar eens in het kwartaal voorbij bij mij, op de allerlaatste dag.
Het doet me denken aan de voetbalkantine: daar hing een bordje ‘morgen gratis bier’. Een mooie belofte die nooit waarheid zou worden. Ik vond het fascinerend, ondanks dat ik toen nog AA Drink en Extran dronk in plaats van bier. Dus waarom houd ik mezelf keer-op-keer voor de gek met ‘morgen doe ik de administratie’?
De keerzijde van ondernemen
Het beroep van ‘ondernemer’ is de meest afwisselende baan die je je kunt wensen. Van adviseren tot verkopen, en van ‘net werken’ tot ‘netwerken’. Het voordeel van de variatie heeft als keerzijde dat je soms ook gevarieerde dingen moet doen die je niet zo leuk vindt. En dat is in mijn geval de administratie en belastingaangifte, inderdaad.
En laat ‘zelfdiscipline’ nu net niet mijn sterkste punt zijn. Een ander zal nooit last hebben van mijn uitstelgedrag en het komt uiteindelijk altijd goed, maar uitstelgedrag heeft al tot menig korte nacht met weinig rust geleid. Als student vroeger, maar ook als werknemer daarna en als ondernemer nu.
Mijn 5 tips voor een goede administratie
Daarom ben ik eens wat tips gaan opzoeken om orde op administratieve zaken te stellen. En zeker, er zat bruikbaar materiaal tussen. Daarom geef ik hier de vijf tips waar ik zelf het meeste aan heb. In theorie, althans. Speciaal voor de ondernemers met uitstelstress elk kwartaal rondom de belastingaangifte:
Tip 1: plan het in
Het is niet leuk, het is een ‘moetje’. En een moetje moet je inplannen voor jezelf. Dan staat het zwart-op-wit en kun je jezelf er beter aan houden. Zet het dus in je agenda, op een vast, terugkerend moment.
En dat is dus niet op vrijdagmiddag om 3 uur, als de kans op een ‘goed’ excuus om het niet te doen het grootst is. Nee, gewoon op maandagochtend een uurtje. Dan ben je er gelijk van af en kun je door met de leuke kanten van het ondernemen.
Tip 2: sorteer zichtbare orde in de chaos
Gooi niet alles op een stapel in de ‘administratiela’, maar leg het gelijk op de juiste stapel, in het juiste bakje of in de juiste map. Hoef je het niet gelijk te verwerken in je boekhouding, maar dan raak je het in ieder geval ook niet kwijt.
Dat heb ik op zich wel onder de knie. Bonnetjes slingeren niet rond (al zal mijn vriendin dat zeker niet beamen) en ik weet alles terug te vinden (met goed zoeken). De valkuil zit ‘m in het woordje ‘zichtbaar’: leg het in het zicht, zodat je er regelmatig aan herinnerd wordt dat er inderdaad nog een stapel, bak of map administratie op je wacht.
Tip 3: doe het digitaal
Houd je jouw administratie online (in te cloud) bij, dan hoef je je nooit meer zorgen te maken over zoekgeraakte bonnetjes of mappen die uit elkaar vallen. Dit is voor mij een eitje: ik werk volledig digitaal. In het kader van de duurzaamheid (practise what you preach), maar ook omdat het overzichtelijk is en lekker opgeruimd.
Zo maak ik van elk papieren bonnetje gelijk een foto en gebruik ik G-Suite voor mijn administratie (en als online opslag). Kost niets (oké, 4 euro per maand), het werkt hartstikke goed en het is overal te gebruiken.
Tip 4: houd het simpel…
… en gebruik software die het verwerken van facturen makkelijk maakt, automatisch financiële overzichten geeft en je dus een hoop werk uit handen neemt. En je hebt gratis software die je kunt downloaden, maar ook (betere) betaalde software.
Ik gebruik op dit moment boekhoudsoftware voor Excel (maar dan de Google-variant). Dat is zeker niet zaligmakend, maar voor mij op dit moment toereikend. Betaalde software biedt wel voordelen, zoals integratie met factureren en betalingen, maar dat doe ik op dit moment nog handmatig. Ik denk ook dat dit vooral voor grotere ondernemingen van toegevoegde waarde is.
Tip 5: schakel hulp in
Waarom zou je het zelf doen als (1) je het niet leuk vindt en (2) er anderen zijn die het wel leuk vinden én er veel beter in zijn? Boekhouders staan te springen om (tegen betaling, dat natuurlijk wel) jouw geld op een rijtje te zetten. En ‘ze’ zeggen dat een boekhouder meer oplevert dan het kost.
Ik geloof ‘ze’, maar ik doe dit zelf nog niet omdat mijn administratie als starter (in theorie) erg overzichtelijk is. Maar zodra ik er geen tijd meer voor heb of het ingewikkeld wordt, zoek ik zeker een boekhouder op.
Tot slot: bewust onbekwaam
Leuk natuurlijk, al die tips, maar hoe vergaat het mij eigenlijk? Laat ik zeggen dat ik ‘bewust onbekwaam’ ben. Ik weet inmiddels dat het nog niet perfect gaat, maar ik werk eraan. Mijn doel is om komend kwartaal bewust bekwaam te worden en goed voorbereid de belastingaangifte te doen op 30 april.
Ook in 5 stappen zichtbaar duurzaam ondernemen?
Duurzaam ondernemen doe je niet ‘zomaar’. Wil je het volhouden, dan moet je er serieus werk van maken. Én het laten zien!
Het gratis 5-stappenplan helpt je om blijvend en zichtbaar duurzaam te ondernemen. Zo zorg je met blijvend verantwoord ondernemen voor een toekomstbestendig bedrijf, met respect voor mens, dier en milieu.
